Однією з важливих можливостей Salesforce є здатність імпорту та експорту даних, а Data Loader - це інструмент, який допомагає в цьому процесі. У цій статті ми розглянемо основи роботи з Data Loader та надамо практичні приклади його використання.
Data Loader - це програма для масового завантаження та експорту даних в Salesforce. Вона дозволяє адміністраторам та користувачам імпортувати та експортувати дані великими обсягами, що робить її незамінною для тих, хто працює з великими обсягами даних. Data Loader підтримує різні операції, такі як створення, оновлення та видалення записів.
Використовуйте Data Loader коли вам потрібно:
- Завантажити велику кількість записів (Data Loader підтримує завантаження до 5 млн записів);
- Необхідно завантажити об’єкт, який не підтримується Import Wizards;
- Ви хочете запланувати завантаження (наприклад нічний імпорт даних);
Першим кроком до роботи з Data Loader є його встановлення та налаштування. Інсталяція Data Loader зазвичай здійснюється шляхом завантаження програми з офіційного сайту Salesforce та встановлення її на ваш комп’ютер. Працює програма з Windows та MacOS.
Після встановлення та запуску ви побачите такий інтерфейс:
Тут ми бачимо декілька кнопок, які відповідають за певні операції з даними. Кнопка “Insert” дозволяє додавати записи, “Update” - оновлювати існуючі записи, “Upsert” - додавати запис якщо його не існує, або оновлювати існуючий, “Delete” - видаляти записи з орги. “Export” - дозволяє експортувати дані з орги, а “Export all” - теж експортує дані включно з видаленими записами. Також у налаштуваннях ми можемо встановити такі параметри як розмір батчу (за замовчуванням він складає 200 записів), інсертити чи ні Null значення, встановити розмір запиту та багато інших.
Далі потрібно налаштувати підключення до вашого облікового запису Salesforce, вказавши необхідні параметри, такі як логін та пароль, або авторизуватись за допомогою OAuth.
Після підключення в нас з’явиться можливість працювати з даними.
Для роботи з даними (insert, update, upsert, delete) нам потрібен буде підготувати .csv файл:
- Створити excel файл.
- Визначте перший рядок як заголовки колонок.CSV-файл повинен мати перший рядок, в якому будуть назви колонок. Це допоможе Data Loader правильно ідентифікувати поля під час завантаження.
- Ввести обов’язкові поля
- В наступних рядках ввести значення колонок, де кожен рядок - це окремий рекодр
- Перевірте формат даних. Переконайтеся, що дані в CSV-файлі відповідають очікуваному формату. Наприклад, дати повинні бути в правильному форматі, числа - числові й так далі.
- Зберегти excel файл.
- Зберегти файл в форматі CSV.
- Перевірте розмір та кодіровку файлу. Salesforce Data Loader обмежений за розміром файлу та рекомендується зберігати CSV-файл у кодуванні UTF-8, щоб уникнути проблем зі зчитуванням спецсимволів.
Або можна експортувати файл з організації та мануально змінити вже підготовлені колонки.
Приклад такого файлу для контактів:
Завантаження даних в Salesforce
Один із типових сценаріїв використання Data Loader - це завантаження даних в Salesforce. Давайте розглянемо приклад імпорту списку контактів:
Відкрийте Data Loader і виберіть опцію “Insert” для створення нових записів.
Виберіть об’єкт “Контакти” та вкажіть шлях до CSV-файлу з даними контактів.
Потім, якщо файл немає проблем з кодінгом, вам з’явиться повідомлення про успішну ініціалізацію:
Після цього у вас з’явиться поля, що ви вписали в перший рядок, й треба буде через “Create or Edit a Map” зв’язати поля з їх відповідниками в Salesforce.
Натискаємо“Next”, обираємо де зберегти результат інсерту та “Finish”.
Якщо все добре, у вас з’явиться повідомлення про кількість встановлених рекордів та відсутність помилок. Потім ми зможемо знайти нові рекорди в організації
Оновлення та видалення даних
Data Loader також дозволяє оновлювати та видаляти існуючі дані в Salesforce. Наприклад, ви можете використовувати його для оновлення інформації про контакти або видалення застарілих записів. Для цього виберіть опції “Update”, “Upsert” або “Delete” у Data Loader та вказуйте необхідні умови для визначення записів, які потрібно оновити або видалити.
Завдяки Data Loader ви можете ефективно керувати даними в Salesforce, зберігаючи їх актуальними та організованими. Цей інструмент допоможе вам заощадити час та зусилля при роботі з великими обсягами інформації.
Для “Update” такі ж самі кроки, як й для “Insert”, тільки в таблиці повинна бути вказана колонка з Id записів.
Для “Upsert” також схожа історія, як з “Update”, проте треба бути вибрати поле, по якому Data Loader буде відокремлювати рекорди, щоб уникати дублікатів. Для цього підійде як звичайний Id, так і поле, яке позначено як “External Id”.
Ми скористаємось Id: ті рекорди де є Id будуть оновлені, там де немає – будуть створені.
Для операції “Delete” також подібні такі ж дії, як для “Insert”, де ви створюєте файл з одною колонкою Id рекордів, які ви хочете видалити.
Також ви можете побачити, що існує два варіанти видалення рекордів: звичайний “Delete”, який ще називається “Soft Delete”, та “Hard Delete”.
Різниця між ними:
Soft Delete
- Коли ви видаляєте записи, вони переміщуються до “Recycle Bin”
- Вони можуть бути відновлені та доступні для SOQL запитів
- Враховуються в ліміти
- Є можливість відновити видалені рекорди з “Recycle Bin”
- Записи зберігаються 15 діб в “Recycle Bin”
Hard Delete
- Дані видаляються остаточно
- Не враховуються в ліміти
Для того, щоб увімкнути можливість для “Hard Delete” – треба дати “Bulk API Hard Delete” system permission для permission set й заасайнити до нього вашого юзера.
Та в налаштуваннях увімкнути “Bulk API”
Результат:
Експорт даних
За допомогою Data Loader, окрім змін даних в організації Salesforce, ще існує функція експорту даних. Для цього у нас є дві опції – “Export” та “Export All”.
Різниця між опціями в тому, що “Export All” дістане дані також з “Recycle Bin”.
Натискаємо на “Export”, нас зустрічає меню, де ми обираємо об’єкт, який хочемо завантажити та назву файлу зі шляхом, куди ці дані будуть завантажені.
Далі обираємо поля, які ми хочемо завантажити через меню полів.
Або можете напряму написати SOQl запит в меню знизу.
Також можете додавати умову WHERE в запит, через меню праворуч, або ж знову напряму в запиті.
Потім натискаємо кнопку “Finish” та завантажуємо дані.
Висновок
У цій статті ми розглянули основи роботи з Data Loader в Salesforce та надали практичні приклади його використання. Data Loader - це потужний інструмент, який допомагає зберігати та обробляти дані в Salesforce з легкістю. Завдяки йому ви зможете забезпечити ефективне управління даними у вашій CRM-системі.