QuickBooks Integration

Для розробників API and Integration
1

Якщо ви використовуєте Salesforce як CRM та Quickbooks, то мабуть вже задумувались як синхронізувати дані між цими системами та автоматизувати взаємодію. Оптимізуйте виставлення рахунків, відстеження замовлення, аналітика та багато інших можливостей буде описано в цій статті.

Переваги від інтеграції з Quickbooks.

Спершу спробуємо визначити а що ж ми отримаємо від цієї інтеграції та що можна покращити. Бо це важливо знати можливості кожної інтеграції та ефективно їх використовувати в контексті будь-якої бізнес логіки.

  • Синхронізація даних між двома системами що допоможе мати завжди релевантні дані в цих системах;
  • Автоматизація можливості виставлення рахунків з Salesforce;
  • Налагодити процес інвентаризації;
  • Автоматичне узгодження рахунків-фактур і платежів;
  • Синхронізація таких Salesforce об’єктів як Accounts, Contacts, Products та Opportunities з Customer, Jobs, Products та Invoice чи Estimates в QuickBooks;
  • Запуск аналітики A/R із Salesforce;
  • Отримання розрахунку комісії в Salesforce;
  • Відстеження та збирання непогашених залишків;
  • Розрахунок комісійних з продажу в Salesforce, коли надходять готівкові кошти;
  • Економія часу і грошей на непотрібну звірку даних.

Способи інтеграції Salesforce з QuickBooks

Спробуємо розібратися які способи інтеграції з QuickBooks зараз існують, як їх можливо імплементувати та про що потрібно знати при виборі конкретного рішення. Існує кілька методів досягнення цієї інтеграції, залежно від інструментів, які ви використовуєте, і складності ваших потреб. Нижче наведено кілька поширених способів інтеграції Salesforce та QuickBooks:

1. Third-Party Integration Tools

Інтеграційні платформи сторонніх розробників є одними з найпростіших і найпопулярніших способів підключення Salesforce до QuickBooks. Ці інструменти часто пропонують готові з’єднувачі та рішення без потреби в написанні кода.

  • Zapier: Zapier пропонує робочі процеси (так звані «Zaps»), які можуть інтегрувати Salesforce із QuickBooks Online. Наприклад, ви можете автоматизувати такі завдання, як:
    • Створення нового рахунку-фактури QuickBooks, коли Opportunity у Salesforce закрита.
    • Оновлення записів Salesforce під час здійснення платежу в QuickBooks.
  • Integromat (Make): Подібно до Zapier, Integromat дозволяє створювати автоматизовані робочі процеси між Salesforce і QuickBooks, наприклад синхронізувати інформацію про клієнтів, створювати рахунки-фактури або оновлювати платежі.
  • Workato: Workato забезпечує інтеграцію на рівні підприємства та може використовуватися для синхронізації клієнтських і фінансових даних між Salesforce і QuickBooks, автоматизації процесів тощо.

2. QuickBooks for Salesforce (by Intuit)

QuickBooks пропонує власне рішення для інтеграції Salesforce, яке призначене для зв’язку вашого облікового запису QuickBooks Online або QuickBooks Desktop безпосередньо з Salesforce. Деякі особливості офіційної інтеграції включають:

  • Синхронізація даних клієнтів і транзакцій між двома платформами.
  • Можливість перегляду інформації QuickBooks безпосередньо в Salesforce.
  • Автоматичне створення рахунків-фактур QuickBooks і квитанцій про продаж із opportunities або orders в Salesforce.

Це рішення ідеально підходить для компаній, яким потрібна проста та надійна інтеграція, хоча для цього може знадобитися обліковий запис QuickBooks Online і підписка.

3. Custom API Integration

Для більш складних та вимогливих рішень ви можете створити спеціальну інтеграцію за допомогою API, наданих як Salesforce, так і QuickBooks.

  • Salesforce APIs: Salesforce надає кілька API, у тому числі REST API, SOAP API та Bulk API, які дозволяють програмно отримувати доступ і оновлювати дані в Salesforce.
  • QuickBooks Online API: QuickBooks Online пропонує RESTful API, який дозволяє розробникам взаємодіяти з клієнтами, рахунками-фактурами, платежами та іншими фінансовими даними, що зберігаються в QuickBooks Online.

Використовуючи обидва набори API, ви можете створити інтеграцію адаптовану до ваших унікальних бізнес-потреб. Ви можете використовувати такі інструменти проміжного програмного забезпечення, як MuleSoft, або спеціальну розробку, щоб створювати процеси синхронізації даних, автоматизувати робочі процеси та інтегрувати дві платформи на більш детальному рівні.

4. Pre-Built Integration Solutions

Багато компаній надають готові з’єднувачі або рішення проміжного програмного забезпечення, які можуть зв’язувати Salesforce і QuickBooks без необхідності значної спеціальної розробки. Деякі приклади:

  • DBSync: DBSync надає інтеграційне рішення для синхронізації Salesforce і QuickBooks, охоплюючи такі сфери, як обробка замовлень, виставлення рахунків і керування клієнтами.
  • Dell Boomi: Хмарна інтеграційна платформа, яка може підключити Salesforce і QuickBooks для оптимізації робочих процесів, автоматизації виставлення рахунків і синхронізації фінансових даних.
  • Celigo: Пропонує готову інтеграцію між Salesforce і QuickBooks, що дозволяє компаніям автоматизувати свої облікові процеси, синхронізувати дані клієнтів і керувати виставленням рахунків безпосередньо з Salesforce.

5. AppExchange Apps

Salesforce AppExchange містить ряд програм сторонніх розробників, які пропонують інтеграцію QuickBooks. Деякі програми пропонують розширені функції та можуть інтегруватися не лише з QuickBooks, але й з іншими інструментами у вашому технічному стеку. Приклади:

  • Accounting Seed: Ця програма дозволяє інтегрувати бухгалтерські та фінансові дані в Salesforce, включаючи синхронізацію з QuickBooks.
  • FinancialForce: Це повний бухгалтерський пакет, який інтегрується з Salesforce, і хоча він не стосується QuickBooks, він надає розширене бухгалтерське рішення, яке можна налаштувати для роботи з QuickBooks.

Приклад інтеграції з використанням додатка DBSync з AppExchange

DBSync це умовно безкоштовне готове рішення яке можна швидко налаштувати та почати використовувати. Чому умовно бо розширений функціонал вже буде за додаткову плату але і безкоштовного функціоналу на початковому етапі буде достатньо.

Для того щоб налаштувати інтеграцію нам потрібно мати зареєстровані акаунти в таких системах:

  • Salesforce account;
  • DBSync account;
  • QuickBooks account;

Далі потрібно встановити додаток з AppExchange та налаштувати його (DBSync app).

  • Після встановлення додатка в Salesforce знаходимо “DBSync: QuickBooks Integration” йдемо на вкладку ”Setup” та підключаємо DBSync account до Salesforce

  • Підключаємо QuickBooks account до Salesforce. Для цього в полі “QuickBooks Type” вибираємо значення QuickBooks Online та вводимо необхідні креденшиалс від QuickBooks аккаунта.

  • Налаштовуємо юзерів

  • Вмикаємо чи вимикаємо необхідний функціонал

Це все, на цьому етапі налаштування завершено і можна спробувати як це працює. Для прикладу створимо Customer та Invoice записи в QuickBooks за допомогою Salesforce.
Для цього необхідно перейти на Opportunity в секції “DBSync” в полі Generate виберемо Invoice значення та збережемо це автоматично створить Invoice в QuickBooks Online системі.

Висновок

Інтеграція Salesforce і QuickBooks пропонує значні переваги з точки зору ефективності, точності та співпраці. Синхронізуючи фінансові та клієнтські дані між цими двома платформами, підприємства можуть покращити внутрішні процеси, удосконалити звітність і забезпечити краще обслуговування клієнтів. Незалежно від того, чи прагнете ви швидшого виставлення рахунків, покращення грошового потоку або точнішої фінансової звітності, ця інтеграція може кардинально змінити правила гри для вашої організації.

2 Вподобання