Salesforce Flow Orchestrator

Усім привіт!

Реліз Wi22 дав нам багато цікавих новинок (з повним списком можна ознайомитися за цим посиланням

https://resources.docs.salesforce.com/234/latest/en-us/sfdc/pdf/salesforce_winter22_release_notes.pdf).
В цій статті ми поговоримо про Salesforce Flow Orchestrator - справжню знахідку для Salesforce Administrators.

Примітка:
Одразу звернемо увагу, що Flow Orchestrator наразі знаходиться в бета розробці, проте це не заважає нам дослідити його, бо він вже доступний в будь-якій Salesforce організації.

Що таке Salesforce Flow Orchestrator?

Salesforce Flow Orchestrator - це інструмент, що дозволяє створювати складні, багатокрокові бізнес-процеси, які залучають багатьох менеджерів, та об’єднує їх в один великий Флоу. І все це без коду!

Розглянемо Flow Orchestrator детальніше. Для цього заходимо в Setup -> flow та натискаємо кнопку new flow, переходимо до вкладки all+templates та вибираємо Orchestrator.

Тут, у вас є 2 варіанти створення Flow Orchestrator:

  • Autolaunched Orchestration (No Trigger) - запускається через Apex, REST API, тощо
  • Record-Triggered Orchestration - запускається під час створення чи редагування рекорда.

Вибираємо другий варіант і натискаємо Create.

Ось так виглядає початковий інтерфейс Flow Orchestrator:

|209x183.0361415990368

Для початку нам потрібно налаштувати запуск Flow Orchestrator. Натискаємо на Старт і в формі натискаємо Edit. Тут бачимо 3 секції: вибираємо об’єкт, створення чи оновлення записів якого будуть запускати Flow Orchestrator та (необов’язково) вхідні умови для фільтрування початкових рекордів.

Тепер перейдемо до складнішого. Кожен Flow Orchestrator складається з Stages та Steps:

  • Steps - визначає які потоки ви хочете запустити та хто призначений відповідальним. Steps можуть йди послідовно або паралельно.
  • Stages - згруповані Steps в один Stage. Stage виконуються послідовно.

Крім того, ще є можливість задати логічну умову (Decision), згідно з якою буде виконуватися той чи інший Stage.

Створюємо Stage

Між Start та End натискаємо на плюсик та вибираємо Stage. Під час налаштування кожного Stage вам потрібно буде встановити умови виходу, тобто коли цей Stage завершиться:

  • коли будуть завершені всі Steps;
  • коли певний запущений Flow повертає значення TRUE.

Створюємо Step

Перш ніж ми зможемо додати Step, нам потрібно створити (або використати вже існуючий) Flow для кожного Step. Є 2 типи Steps:

  • background step - той самий Autolaunched Flow, тобто під час запуску Stage автоматично викликається Flow у фоновому режимі.
  • interactive step - той самий screen flow, тобто користувач має взаємодіяти з інтерфейсом.

Steps можна налаштувати так, щоб вони запускалися:

  • коли починається Stage, починається Step;
  • після закінчення іншого Step;
  • коли певний Flow повертає TRUE.

Для interactive step додатково ще потрібно вказати Record ID, відповідального за цей крок юзера та умову виходу.

Приклад використання

Розглянемо просте завдання: створення Contact з даними певного Account.

Звучить просто, коли є декілька записів і можна вручну все зробити. Але якщо їх тисячі? Треба автоматизувати процес. І з цим з’являються нові проблеми, наприклад: менеджер може створити Contact з не актуальними даними, тоді треба буде цю роботу робити ще раз. Або менеджер може зв’язатися з компанією та уточнити актуальність даних, але якщо він забуде повідомити інших менеджерів, що вже зробив це, то співробітники можуть повторно зв’язатися з клієнтом, - знову ж таки зайва робота та ще й роздратований клієнт.

Тому давайте використаємо Flow Orchestrator для організації робочих процесів та підвищення продуктивності.

Отже, нехай менеджер А буде відповідальним за актуальність даних в Account, а менеджер В - за створення нового Contact.

Починаємо зі створення Flow для оновлення Account та Flow для створення Contact.

Тепер створимо Flow Orchestrator, він буде спрацьовувати при створені та оновлені записів Account.

Перший Stage має один Step, тут ми додаємо створений раніше Flow для оновлення Account і призначаємо відповідального за цей Step менеджера A.

Другий Stage також має лише один Step, ми додаємо Flow для створення Contact і призначаємо відповідального менеджера B.

Як використовувати Salesforce Flow Orchestrator?

Вітаю, ви створили свій перший Salesforce Flow Orchestrator! То що далі? Перш ніж ви зможете запустити Flow Orchestrator, вам потрібно:

  1. Зберегти та активувати свій Flow Orchestrator.

  2. Додати Orchestrator Work Guide на потрібну record page.

|624.0000000000001x148.8502025589531

  1. Налаштувати електронну пошту для автоматизації процесу.

Для цього в Setup шукаємо Process Automation Settings та вказуємо електронну адресу:

Примітка: якщо ви бачите Error: You must enter a valid value, це означає що потрібно додати електронну адресу в Organization-Wide Email Addresses. Для цього йдемо setup -> Organization-Wide Addresses, натискаємо Add в User Selectable Organization-Wide Email Addresses та додаємо електронну адресу.

Готово! Тепер перейдіть на сторінку і побачите ваш Flow Orchestrator.

Демонстрація

Перевіримо, чи все працює правильно. Отже, створюємо новий запис Account. Менеджеру A став доступний Work Guide на сторінці створеного рекорда і йому також приходить лист, щоб він перевірив актуальність даних рекорда Account, оскільки він відповідальний за цей крок.

До слова, Менеджеру В Work Guide зараз недоступний, адже він призначений на інший Step.

Менеджер А заповнює форму, щоб оновити поля Phone та Fax.

|519x340.4434475993418

Тепер Менджер В отримує лист, що він може створити новий рекорд Contact, бо дані вже перевірені і є вірні.

Тоді він переходить на рекорд Account та бачить, що Work Guide справді йому вже доступний. Він заповнює тільки Прізвище нового Contact, бо інші дані (Phone та Fax) стягнуться з рекорда Account.

|624x242.99743448250166

Успіх! +1 Contact

|624x267.4918229600837

Висновки

З ростом вашої компанії зростає і складність ваших робочих процесів. Процеси часто вимагають дій від кількох менеджерів із кількох відділів у кількох часових поясах. Така підвищена складність призводить до збільшення часу, витраченого на очікування, поки кожен виконає своє завдання у належному порядку.

В цій статті ми показали як Salesforce Flow Orchestrator пришвидшує ці процеси. Однак, якби детально ми не описували FLow Orchestrator, найкращий спосіб зрозуміти всю функціональність — це попрактикуватися з нею. Тому рекомендуємо якнайшвидше випробувати Flow Orchestrator самостійно, щоб переконатися в його користі, а прикріплені нижче посилання допоможуть вам в цьому.

До нових зустрічей!

5 Likes